Spring naar inhoud



Raads Informatie Systeem


Inleiding

De overheid maakt een onderscheid tussen Raadsinformatiesystemen (RIS) en Bestuursinformatiesystemen (BIS). Binnen het Hyarchis Waxtrapp cms wordt de functionaliteit van beide systemen in één module gecombineerd, de RIS-module.

Doel van het systeem is betere bereikbaarheid en informatieverspreiding voor zowel burger (en ook het bedrijfsleven en externe organisaties), als voor de interne organisatie.

De RIS-module ontsluit agenda's, voorstellen, rapportages en beleidsnota's. Deze kunnen zo worden ingesteld dat alleen de mensen met “toegang” deze items kunnen zien. Een raadslid zal, als hij ingelogd is, dus meer kunnen zien dan een burger.

Opzet

Binnen het RIS kunnen een onbeperkt aantal Commissies worden gedefinieerd. Deze commissies vergaderen eens in de zoveel tijd, en per vergadering hebben ze een Agenda, er kan ook een onbeperkt aantal Agenda's aan één Commissie worden toegevoegd.

Een Agenda bestaat uit Agendapunten. De agendapunten zijn of specifiek per Agenda (zoals Opening, vaststellen Agenda, mededelingen, rondvraag, afsluiting), of komen uit 1 centrale lijst, er wordt namelijk vaak door verschillende commissies over hetzelfde punt vergaderd.


Per agendapunt kunnen er documenten of media worden toegevoegd, zoals het originele voorstel, en de bevindingen van elke commissie die erover vergaderd heeft.

Zowel burgers als interne medewerkers kunnen zich abonneren op Agendapunten, waardoor ze van elke mutatie een bericht krijgen.

Agenda's en Agendapunten kunnen een besloten karakter hebben; dat wil zeggen dat niet iedereen ze kan inzien.

Bewerken

Commissies

Een commissie toevoegen is eenvoudig: Navigeer naar het RIS, open het Nieuw-Menu, en voeg een commissie toe. Dubbel-klik op de nieuwe commissie om hem te bewerken. Een commissie heeft een titel, en een eventuele beschrijving.




Per commissie kan worden aangegeven wie deze mag zien, niet alle commissies zijn van belang voor de burger.

Onder het kopje “Agenda's” staat een lijst met de agenda's van deze commissie.

Lees- en schrijf-toegang tot een bepaalde commissie kan worden toegekend of beperkt door middel van het Gebruikersbeheer (zie handleiding Gebruikersbeheer hoe dit te doen).


Agenda's


Per commissie kunnen agenda´s worden toegevoegd, ook weer via het Nieuw-Menu. Navigeer naar een commissie en sleep er een agenda in. Dubbelklik de agenda om hem te bewerken.

Per agenda wordt een titel ingevuld, datum en tijd van de vergadering, en het statusniveau.

Daaronder komt de lijst met agendapunten. De volgorde van de agendapunten kan worden aangepast door ze aan te vinken in de juiste volgorde, en op “Sorteer” te klikken.

Agendapunten kunnen vanaf hier worden bewerkt, en toegevoegd. Alleen nieuwe agendapunten kunnen hier worden toegevoegd. Om een reeds bestaand Agendapunt uit de collectie op de Agenda te zetten, moet dat vanuit het Agendapunt worden gedaan (zie verderop). Gezien de enorme hoeveelheid Agendapunten die ontstaan na verloop van tijd, is het niet praktisch om dat vanuit de Agenda zelf te doen.

Agendapunten

In de algemene collectie komen alle gedeelde Agendapunten terecht. Uiteindelijk zijn dit de elementen waar de echte informatie wordt opgeslagen.




Per agendapunt is er een inboekingsnummer. Hier kan ook op gezocht worden.

 

Een agendapunt kan ook verborgen zijn. Een verborgen agendapunt in een openbare agenda, wordt niet in die agenda getoond voor het publiek. Verschillende opties zijn mogelijk om het zichtbaarheidsniveau te bepalen.

Een agendapunt heeft één origineel voorstel. Dit is meestal een PDF bestand. Per punt is er een lijst met alle agenda's van alle commissies die dit punt behandeld hebben/nog gaan behandelen. Dit punt op een agenda zetten is eenvoudig: Selecteer een agenda uit de lijst, en klik onderin op “Bewaar”. Het punt wordt automatisch op de agenda van die commissie gezet.

Meerdere bestanden kunnen als bijlage aan het Agendapunt worden toegevoegd, deze hebben elk ook een inboekingsnummer.

Elke wijziging aan het Agendapunt wordt opgeslagen, zodat een historie ontstaat. Elke opmerking, status wijziging, agenda waar het aan wordt toegevoegd, wordt bijgehouden in een lijst, met datum en tijd en de naam van de persoon die de wijziging heeft doorgevoerd.

Abonneren

Van al deze wijzigingen wordt melding gemaakt aan de abonnees van het Agendapunt.

Burgers kunnen zichzelf aanmelden door middel van het opgeven van hun e-mail adres om op de hoogte gehouden te worden van de status van een voorstel. Ook kan een redacteur één of meer commissies toevoegen aan de abonnee-lijst. Dit zijn groepen gebruikers in Hyarchis Waxtrapp, die allemaal op de hoogte worden gehouden van wijzigingen aan dit Agendapunt.

Notificator

Omdat er veel wijzigingen plaats kunnen vinden achter elkaar, en één e-mail per wijziging verdacht veel op spam gaat lijken, worden al deze meldingen verzameld. Zodra iemand een “notificatie” krijgt van een wijziging, wordt die bewaard, en wordt er een e-mail klaargezet. Deze wordt nog niet verstuurd. Er wordt een bepaalde tijd gewacht (op dit moment is dat een uur, dit is instelbaar door Hyarchis), en als die persoon in de tussentijd nog een notificatie krijgt, wordt die toegevoegd aan de al gemaakte e-mail. Na een uur wordt de hele lijst met notificaties gemaild naar de abonnee.

Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat iemand één e-mail met een lijst van 15 wijzigingen krijgt, in plaats van 15 e-mails met 1 wijziging per e-mail.

Documenten packager

De bijgevoegde PDF's één voor één downloaden om ze door te lezen kan een flinke klus worden, en wordt onoverzichtelijk op de eigen computer.


Naast elk document in het RIS staat een “packager” icoontje. Klikken op dit icoon voegt het bestand toe aan de Packager, een lijst met te downloaden bestanden. Op deze manier kan de gebruiker door het hele RIS “shoppen” en aan het einde de hele lijst in één keer downloaden. De documenten worden op de server in een ZIP bestand samengevoegd, en als pakket aangeboden aan de gebruiker.

De bestanden kunnen ook één voor één verwijderd worden uit het pakket.

Het toevoegen en verwijderen van bestanden werkt, indien javascript aan staat, op de achtergrond. Er is dus geen pagina-reload nodig voor elke actie, wat het een snel systeem maakt. Staat javascript uit, dan werkt het nog steeds, alleen wel met pagina reloads. Dit is om te kunnen voldoen aan de webrichtlijnen.









Hyarchis Suite